便利なファイル共有サービスDropboxを使ってみよう

今さら感ハンパないですが、オンラインストレージサービスの定番になりつつあるDropboxにいてまとめておきます。

現行ファイル管理方法の問題点

皆さんは会社で作成・利用するファイルを他の人と共有したい場合、あるいは自宅で閲覧・作業をしたい場合、ファイルをどのように管理していますか？
おそらくですが、大体こんな感じではないでしょうか。

aaaaaaa

社内に共有サーバーがある場合は、社内でのファイル共有は、ネットワークフィルダを利用していると思いますが、自宅で残作業をする場合や出先で少しファイルを閲覧したい場合は、ネットワークフォルダのファイルをあらかじめ自分のノートPCのローカルフォルダにコピペしたり、あるいはUSBにデータを入れて持ち歩いたり、とりあえず自分宛にファイルを添付してメールを送っておくなどの方法を取られていると思います。

また、会社にネットワークフォルダを設置していない場合は、ほぼ上述のようなやり方で何とかやりすごしているのではないでしょうか。

もし現行の管理方法がそうだとすると、以下のような手間や問題が発生します。

・添付メールを探す手間
・添付メールのダウンロードの手間
・ダウンロードしたファイルを編集した後、再度メール添付する手間
・それを会社で再度ダウンロードする手間　などなど

・持ち歩く前にUSBにコピーする手間
・持ち歩き時の紛失リスク
・ファイル編集後、再度PCにコピーする手間　などなど

と、結構手間がかかったり、セキュリティ上のリスクが高まったりとするわけですが、手間をなくすという意味で考えると、Dropboxを使えばこれらの課題が一気に解消します。

Dropboxの仕組み

Dropboxでは、ファイルを同期したいPCやスマホ・タブレットにそれぞれDropboxアプリを設定しておくことにより、いずれかの端末でファイルを作成・修正・削除すると、ほぼ一瞬で他のデバイスに同じファイルが同期される仕組みとなっています。
例えば上記の図だと、会社のPCで作成したファイルは、各デバイスがネットが繋がる環境であれば、ほぼ一瞬で他のデバイスにも登録されます。

ここがいい！何も考えなくても自動的にファイルが同期される

Dropboxの優れた点は、特別なサービスを使っているような感覚なく、いつものようにファイルを作成し、PC内に作ったDropbox用の決まったフォルダに保存するだけで他のデバイスと自動的に同期が出来るという点です。実際には、作成したファイルはクラウドサーバー上にアップされ、その他各デバイスにダウンロードされているのですが、ユーザーの操作のなかに、「アップロードする」「ダウンロードする」という作業が一切発生しないため、そのあたりの手間は皆無です。
はい、いつもどおりパソコンのローカルフォルダにファイルを整理しておけばそれでOKなのです。

サービスは個人向けと法人向けの2種類

個人向けは無料です

Dropboxのサービスは個人向けと法人向けの2通り存在しますが、とりあえず会社内の個人PCと自宅PC・スマホ・タブレットでのファイル共有を行う程度だったり、社内でも数人程度で共有する程度であれば、個人向けのサービスで充分です。
また、無料で利用できるファイルの容量は2Gまでですが、各種キャンペーンや何やらで4～5G位までは普通に増やせますので、写真アルバムとして多用しない限り充分な容量といえます。

一方法人向けですが、こちらは容量1T（1,000G）5名利用がミニマムのプランのようで、年間$795の利用料がかかります。
容量以外の差ですが、組織管理面の機能が充実していることが挙げられます。
より組織を意識した作りになっているので、例えば各従業員に充当する各フォルダの権限設定や容量設定、ファイルのバックアップ要件などが強化されています。

※ちなみにバックアップ要件ですが、個人向けのプランでもファイルの上書きによって実質削除された旧ファイルであっても、30日間は復元可能のようです。（法人向けは無期限バックアップ）

中小企業が利用する場合は個人向けでもOKでは？

利用用途や利用ユーザー数にもよりますが、数十人単位で同一のファイルを作成・閲覧・修正するような要件がない限り、先ずは個人向けでも充分かと思います。
実際、僕が知っている中小企業さんで、法人向けのDropboxを利用している企業さんはないですね。

どのような目的で使うのかだけは決めておきましょう

Dropboxのようなクラウドストレージサービスの利用に限ったことではありませんが、どのような目的でどのようなファイルを扱っていくのかだけは決めておいたほうが良いと思います。
組織のなかの「個人」として使う、つまり自分が利用する各デバイス間でファイルを共有することで利便性を上げたいのか。
それとも組織として複数のメンバー間でファイルを扱いたいのか。
それぞれによって扱うファイルや運用が変わってくるはずです。

Dropbox使ってるとパソコンの買い替え時にとても楽です。

ちなみに、特に個人利用の場合、Dropboxを使っているとパソコンの買い替え時にわざわざファイルを移行する手間がなくなるのでとても楽です。
僕の場合、重たい写真のデータをほとんど持っていないので、パソコン内の主要なファイルは全てDropboxに収納できてしまします。
こうなると、新しいPCのDropboxの設定だけしてしまえば自動的に同期。古いPCと同じファイル環境ですぐに作業が開始できます。

セキュリティに過剰反応するより出来ること・運用ポリシーを考える

この手のクラウドサービスを利用するにあたり、企業が挙げる課題の筆頭にセキュリティ問題というものがあります。
ビジネスで利用するにあたり非常に重要な問題ではありますが、潜在的リスクを認知しておき、それに対して運用方針を決め、運用中は定期的にチェックする、という流れをしっかりやりさえすれば、大きな問題ないと考えます。
実際2013年4月現在で、Dropboxの法人顧客は200万社を超え、1週間あたりの保存ファイル数は6億を超えるとの発表がDropboxから出ています。
情報セキュリティの本質は「利便性」と「リスクの低減」を以下に均衡させるかということです。
リスクばかりに目を向けるよりも、どこに問題がありそうか、そしてどうしていくのか、ということをしっかりと検討したうえで、利便性が高まるなら検討の余地があると思います。
いずれにせよ、Dropboxのようなストレージサービス。非常に使い勝手が良くお手軽に導入できます。
先ずは個人利用からでも使ってみる余地はあるのでは、と思います。

まとめ

ということで、簡単に説明してみましたが、Dropboxの良いところは、「何も考えずに普段通りに作業するだけ！」で簡単にファイル共有ができてしまうことです。今までの多くのITサービスは、「みんな」が使えるようになるまでに結構な労力がかかるサービスが多かったと思います。確かに使いこなせれば便利なITサービスは沢山あります。でも、使いこなすまでのハードルの高さは人それぞれ。その点、Dropboxは使いこなす為のハードルが誰に対しても限りなく低いという点で革新的です。
このような誰に対しても限りなくハードルが低いサービスがもっと出てきて欲しいものです。